Im Folgenden können Sie sich einen ausführlichen Überblick darüber verschaffen, welche Daten über Ihre Person wir erheben und was wir damit machen, wenn Sie sich bei uns bewerben. Wir informieren Sie auch über Ihre Datenschutzrechte und zeigen auf, an wen Sie sich mit Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden können.
Für die Verarbeitung Ihrer Daten Verantwortliche:
Fischer HRM GmbH
Internationale Berater für Human Resources Management
Niederkasseler Lohweg 18
40547 Düsseldorf
Tel.: +49 – 211 – 749 686 – 20
info@fischer-hrm.de
Frau Maria Fischer, Geschäftsführerin
Bei Fragen zu dieser Datenschutzinformation, der Verarbeitung Ihrer Daten, Ihren Rechten oder anderen Anliegen im Bereich des Datenschutzes hilft Ihnen unser Datenschutzbeauftragter gerne weiter.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Xamit Bewertungsgesellschaft mbH
Monschauer Str. 12
40549 Düsseldorf
info@xamit.de
Folgend wird viel von personenbezogenen Daten gesprochen, doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff?
Der Begriff der personenbezogenen Daten wird in Art. 4 Nr. 1 DS-GVO wie folgt legal definiert:
„personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind“
Unter dem Begriff der Verarbeitung versteht Art. 4 Nr. 2 DS-GVO:
„Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung“.
Wir bieten Ihnen auf unserer Webseite die Möglichkeit, sich auf konkrete Stellenausschreibungen zu bewerben. Dazu können Sie Ihre Bewerbungsunterlagen hochladen und Ihre Daten angeben. Für die Benutzung ist eine Registrierung erforderlich, bei der die folgenden Daten benötigt werden:
Wir verwenden Ihre Bewerberdaten zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (inkl. Wahrung und Verteidigung unserer Rechtsposition). Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.
Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen. Das sind regelmäßig Daten, die wir pflichtgemäß erheben (Daten, die obligatorisch mitgeteilt werden müssen) und solchen Daten, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen (freiwillig zur Verfügung gestellte Daten). Freiwillig zur Verfügung gestellte Daten sind alle Angaben, die Sie uns ohne unsere Aufforderung mitteilen.
Im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (z.B. § 99 BetrVG) beteiligen wir Betriebsräte und Schwerbehindertenvertretungen (sofern vorhanden) an der Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Wir verwenden Ihre Bewerberdaten zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (inkl. Wahrung und Verteidigung unserer Rechtsposition). Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.
Sofern Sie in Ihrer Bewerbung Links zu Profilen in sozialen Netzwerken angeben, ist es möglich, dass wir diese im Rahmen des Auswahlverfahrens betrachten; dabei verwenden wir die folgenden Daten:
Wir verwenden Ihre Bewerberdaten zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (inkl. Wahrung und Verteidigung unserer Rechtsposition). Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.
Welche Daten Sie uns im Anschreiben, im Lebenslauf oder anderen Dokumenten freiwillig zur Verfügung stellen, entscheiden Sie. Häufig werden folgende Angaben gemacht:
Da wir Ihre uns zugesandten Dokumente aufgrund gesetzlicher Vorschriften nicht verändern dürfen, verarbeiten wir die uns übersandten Unterlagen unverändert (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO).
Für unser Controlling verarbeiten wir folgende Angaben, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen können:
Dies erfolgt auf der Rechtsgrundlage unseres berechtigten Interesses, die Reichweite unserer Stellenausschreibungen zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
Die Vorlage des Führungszeugnisses verlangen wir nur von Ihnen, wenn dies für die ausgeschriebene Stelle erforderlich ist. Bei allen Positionen, die in Kontakt mit den Kindern oder Jugendlichen stehen (auch Hauswirtschafts- oder Küchenkräfte) benötigen wir ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis.
Sofern es für die zu besetzende Position erforderlich ist, benötigen wir das polizeiliche Führungszeugnis zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG). Für einige Positionen besteht eine gesetzliche Vorlagepflicht des polizeilichen Führungszeugnisses für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO).
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Umsetzung der geforderten Prüfung gemäß der EU-Verordnungen 2580/2001, 881/2002 und 753/2011 zur Prävention von Terrorismusfinanzierung. Dies ist für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich (§ 26 Abs. 1 BDSG). Zur Durchführung dieser Überprüfungen nutzen wir Datenbanken von externen Anbietern mit Angaben zu Personen, gegen die entsprechende Sanktionen bestehen.
Wenn Sie uns Ihre früheren Arbeitgeber mitteilen, ist es möglich, dass wir diese ansprechen und um ihre Empfehlung bzw. Einschätzung Ihrer Person bitten, sofern Sie uns Ihre Einwilligung dazu gegeben haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO).
Wenn Sie uns eine Referenzperson bei einem Ihrer früheren Arbeitgeber mitteilen, ist es möglich, dass wir diese ansprechen und um ihre Empfehlung bzw. Einschätzung Ihrer Person bitten, da es unser berechtigtes Interesse ist, diese Referenzen für die Entscheidungsfindung mit einzubeziehen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Bitte beachten Sie, soweit Sie Angaben zu anderen Personen machen (z.B. Referenzperson), dass Sie deren Zustimmung dazu zuvor eingeholt und sie über die Zwecke der Weitergabe – wie sie in diesem Dokument dargelegt werden – informiert haben müssen.
Es kann vorkommen, dass wir Ihnen trotz Ihres interessanten Profils keine passende Stelle anbieten können. Um im Falle einer zukünftig passenden Stelle wieder auf Sie zukommen zu können, speichern wir Ihre Bewerbung inkl. aller von Ihnen angegebenen Daten und vorgelegten Dokumente in unserem Kandidatenpool, sofern Sie uns Ihre Einwilligung dazu erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO).
Wenn wir Ihre Reisekosten erstatten, verarbeiten wir die folgenden Daten:
Wir verarbeiten Ihre Daten für die Abrechnung der Reisekosten, die bei Ihnen durch die An- und Abreise zum Vorstellungsgespräch entstanden sind. Dies erfolgt auf der Grundlage des § 26 Abs. 1 BDSG (Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses).
Ferner wird die zwischen Ihnen und unserem Unternehmen erfolgte elektronische und schriftliche Kommunikation gespeichert. Weiterhin speichern wir auch Kommentare, die im Zuge des Bewerbungsverfahrens zu Ihnen verfasst werden. Auch benutzen wir einen Interviewleitfaden und halten Ihre Antworten in der Personalakte im Falle einer späteren Einstellung fest.
Wir verarbeiten diese Angaben zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (inkl. Wahrung und Verteidigung unserer Rechtsposition). Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.
Darüber hinaus werten wir aus, was wir im Verlauf des Bewerbungsgesprächs verbessern können. Dies erfolgt auf der Rechtsgrundlage unseres berechtigten Interesses zur Optimierung unserer Abläufe (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
Für die Akquise von Fach- und Führungspersonal werden von uns unter Umständen Personalvermittler beauftragt. Es ist dabei vom Einzelfall abhängig, welche der oben genannten Daten wir direkt bei Ihnen erheben oder durch den Personalvermittler erhoben und an uns weitergegeben werden. Darüber hinaus stellt uns die Agentur für Arbeit Kandidatenprofile mit Kontaktdaten gemäß § 38 Abs. 2 SGB III zur Verfügung.
Zusätzlich zu den bis hierhin beschriebenen Zwecken werden die oben genannten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken zur Wahrung unserer berechtigten Interessen im Rahmen von Interessensabwägungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) verarbeitet. Die Interessen werden im Folgenden benannt:
Sofern wir Ihre Bewerbung annehmen, informieren wir Sie im Rahmen unserer Mitarbeiterinformation über die Löschfristen.
Im Falle einer Ablehnung Ihrer Bewerbung werden Ihre personenbezogenen Daten regelmäßig für einen Zeitraum von maximal 6 Monaten gespeichert.
Wenn Sie der Aufnahme in den Kandidatenpool unseres Unternehmens zugestimmt haben, um die von Ihnen übermittelten Daten auch bei der Besetzung anderer freier Stellen in Betracht zu ziehen, werden Ihre Daten regelmäßig für 36 Monate im Kandidatenpool gespeichert und danach gelöscht.
Die Löschung Ihrer Daten wird ausgesetzt, wenn sie zur Geltendmachung, Verteidigung und Ausübung von Rechtsansprüchen oder im Rahmen eines behördlichen Verfahrens benötigt werden.
Die folgende Liste stellt dar, welche Organisationen („Datenempfänger“) in welchen Fällen Ihre Daten erhalten. Um welche Daten es sich dabei konkret handelt, können Sie in den entsprechenden Kapiteln dieser Erklärung nachlesen. Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt teilweise aufgrund von gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten. In anderen Fällen setzen wir ausgewählte Erfüllungsgehilfen und Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter (gemäß Art. 28 DS-GVO) für uns tätig werden und im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre Daten erhalten können. Auftragsverarbeiter unterliegen zahlreichen vertraglichen Pflichten und dürfen insbesondere Ihre personenbezogenen Daten nur auf unserer Weisung und ausschließlich für die Erfüllung der von uns erhaltenen Aufträge verarbeiten.
Unsere IT-Dienstleister in der EU verfügen über verbundene Unternehmen oder Unterauftragnehmer außerhalb der EU, die auf Ihre Daten zugreifen können. Die EU-Kommission bestimmt, welche Nicht-EU/EWR-Länder (Drittländer) über ein angemessenes Datenschutz-Niveau verfügen. Unser Dienstleister ist für den Einsatz von EU-Standardvertragsklauseln gemäß des Kommissionsbeschlusses Nr. (EU) 2021/914 verantwortlich. Ein Muster dieser EU-Standardvertragsklauseln finden Sie auf den Webseiten des EU-Kommissars für Justiz und im Amtsblatt der EU.
Bewerberprofile werden an Kunden außerhalb der EU weitergeleitet, wenn wir mit diesen Unternehmen einen Vertrag haben. Ihr Profil wird erst nach Rücksprache mit Ihnen weitergeleitet. Wir weisen darauf hin, dass das Datenschutzniveau in Ländern ohne Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission von dem innerhalb der EU abweichen kann. Für folgende Länder liegt ein Angemessenheitsbeschluss vor: Andorra, Argentinien, Färöer Inseln, Guernsey, Israel, Isle of Man, Japan, Jersey, Kanada (eingeschränkt), Neuseeland, Schweiz, Südkorea, Uruguay, Vereinigtes Königreich (Stand 13.01.2023). Sofern für das Empfängerland kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt, erfolgt die Übermittlung auf Basis von Art. 49 Abs. 1 lit. c) DS-GVO.
Sie verfügen über das gesetzliche Recht auf:
Sie haben außerdem das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter (Art. 21 DS-GVO) – Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine solche Verarbeitung zu widersprechen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DS-GVO.
Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich insbesondere über die oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.
Sie haben ebenfalls das gesetzliche Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO).